Die meisten Softwarelösungen müssen PDF-Dokumente automatisch erstellen: eine Rechnung nach einem Verkauf, einen Vertrag, wenn sich ein Kunde anmeldet, ein Zertifikat am Ende eines Kurses, einen Bericht am Ende jedes Monats. Normalerweise ist das Design dieser PDF-Dokumente fest in die Software eingebaut. Selbst eine kleine Änderung, etwa ein neuer Text, ein aktualisiertes Logo oder eine korrigierte Adresse, muss deshalb über das Entwicklungsteam laufen und auf das nächste Software-Update warten.
Bei Tuix haben wir Tuix PDF Service entwickelt, um diese Aufgabe dauerhaft aus der Anwendung herauszuholen, und genau das macht er bereits für unser eigenes
Was Tuix PDF Service macht
Tuix PDF Service verwandelt deine PDF-Dokumente in Vorlagen, die du direkt im Browser verwalten kannst. Du organisierst sie nach Applikationen (Projekten), gestaltest sie mit einer Live-Vorschau und markierst die Stellen, an die die echten Daten gehören, etwa der Name eines Kunden oder Nutzers, eine Liste von Positionen oder der Rechnungsbetrag. Ab dann sendet deine Software die Daten mit einem einzigen Aufruf, und der Service füllt die Vorlage aus, erstellt das fertige PDF, speichert es privat und antwortet mit einem Link. Ein einziger Aufruf kann einen ganzen Stapel erstellen, und Logos, Unterschriften oder QR-Codes werden direkt mit den Daten mitgeschickt.
Das bedeutet:
Designänderungen sind keine Releases mehr. Speichere eine Vorlage im Browser, und schon das nächste Dokument verwendet sie. Eine Vorlage, Tausende Dokumente. Die Daten bestimmen den Inhalt, deshalb deckt ein Design jeden Kunden und jeden Betrag ab. Mehrere Produkte unter einem Dach. Applikationen halten die Vorlagen verschiedener Projekte, Marken oder Kunden innerhalb eines Kontos getrennt. Geprüft, bevor es erstellt wird. Sowohl das Design als auch die eingefügten Daten werden geprüft, bevor das PDF erstellt wird. Das verringert die Fehlerquote in deinen Dokumenten.
Warum das für dein Unternehmen wichtig ist
Ein Rechnungslayout, eine Vertragsklausel oder ein Zertifikatsdesign sind geschäftliche Inhalte. Sie gehören den Menschen, die dafür verantwortlich sind, und Änderungen daran sollten nicht vom Kalender des Entwicklungsteams abhängen.
Wenn PDF-Dokumente nicht mehr Teil des Release-Zyklus sind, kann ein Unternehmen viel schneller reagieren:
Änderungen erreichen deine Kunden früher, weil ein neues Logo oder eine neue Klausel nicht mehr auf ein Release wartet. Der Entwicklungsaufwand sinkt, weil das PDF-Problem einmal gelöst wird statt in jedem Produkt neu. Es gibt ein System weniger zu warten, weil das Erstellen, Speichern und Bereitstellen der Dateien im Service passiert.
So nutzen wir ihn
Tuix Timesheets, unser Produkt für Zeiterfassung und Rechnungsstellung, erstellt jedes seiner Dokumente über den Tuix PDF Service. Die Stundenberichte, die Kundenrechnungen und die Mitarbeiterrechnungen sind alle Vorlagen im Service, gefüllt mit den Daten, die in Timesheets erfasst werden. Ihr Design wird an einem Ort verwaltet, außerhalb des Timesheets-Codes, und jeder Bericht und jede Rechnung kann jederzeit erneut heruntergeladen werden.
Unser Ansatz
Wir haben Tuix PDF Service entwickelt, weil unser eigenes Produkt ihn brauchte. Tuix Timesheets musste Berichte und Rechnungen erstellen, ohne dass der Code für die PDF-Dokumente jedes Release ausbremst. Also haben wir dieses Problem einmal gelöst, die Lösung im Produktivbetrieb eingesetzt und sie für andere Unternehmen geöffnet, nachdem sie sich bewährt hatte. So entwickeln wir Produkte bei Tuix: Wir starten bei einem echten Bedarf, bauen einen fokussierten Service, der eine Aufgabe richtig gut erledigt, geben ihm einen Editor, mit dem man gerne arbeitet, und eine API, an die andere Systeme andocken können, und behandeln Sicherheit vom ersten Tag an als Teil der Funktion. Dieselbe Grundlage lässt sich an deine PDF-Dokumente und an die Systeme anpassen, die du bereits nutzt.
Ein Dashboard, in dem du deine Dokumente nach Applikationen organisierst, einen Editor, um sie zu gestalten, und Zugriffsschlüssel, mit denen deine Software sie erstellt. Du registrierst dich mit einer E-Mail-Adresse oder einem Google-Konto, und die ersten 15 Tage sind kostenlos. Jedes Dokument wird im A4-Hochformat erstellt und bleibt über den Link verfügbar, den du beim Erstellen erhältst.
Alle, die sich mit einfachem Webdesign auskennen, zum Beispiel jemand aus dem Design oder der Frontend-Entwicklung, denn Vorlagen nutzen dieselbe Sprache, aus der jede Website gebaut ist. Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen, so prüfst du das Layout, ohne ein einziges PDF zu erstellen. Sobald eine Vorlage existiert, ist das Ändern eines Satzes oder eines Logos nur eine kleine Bearbeitung und ein Klick auf Speichern.
Dann geht es einfach auf der nächsten weiter. Eine lange Rechnung, ein mehrseitiger Vertrag oder ein Monatsbericht läuft über so viele Seiten, wie der Inhalt braucht. So deckt eine Vorlage sowohl einen Kunden mit drei Positionen als auch einen mit dreihundert ab. In der Vorlage kannst du außerdem festlegen, wo eine neue Seite beginnen soll, zum Beispiel für die AGB oder für jedes Kapitel eines Berichts.
Einen einzigen Aufruf. Es sendet, welche Vorlage verwendet werden soll und welche Werte sich ändern, und erhält für jedes fertige Dokument einen Link zurück. Ein Stapel ist entweder komplett erfolgreich oder liefert eine klare Fehlermeldung, nie nur die Hälfte der Dokumente. Jedes System, das eine Webadresse aufrufen kann, kann den Service nutzen, und der öffentliche Entwickler-Leitfaden auf Englisch und Deutsch enthält funktionierende Beispiele für die gängigsten Programmiersprachen.
Sehr wenig. Ein Schlüssel kann Dokumente erstellen und herunterladen, aber niemals deine Vorlagen oder Einstellungen ändern. Diese werden nur im angemeldeten Dashboard verwaltet. Jeder Schlüssel wird nur einmal angezeigt, kann jederzeit gelöscht werden und verarbeitet bis zu 50 Anfragen pro Sekunde. Höhere Limits sind möglich, wenn dein Volumen sie erfordert.
Vorlagen und fertige Dokumente werden privat in der EU gespeichert, und jede Anfrage wird mit deinem Konto abgeglichen. Eine Kennung aus einem Unternehmen bedeutet in einem anderen also nichts. Dokument-Links öffnen sich nur mit deinem Schlüssel. Die Daten, die du sendest, füllen das Dokument aus und werden nicht separat gespeichert. Und wenn deine Testphase endet, bleiben die bereits erstellten Dokumente zum Download verfügbar.
